ניהול סדרות טיפולים למטפלים ולקלינאיות תקשורת

סדרת טיפולים נמכרת מראש, ברוב המקרים בפגישה הראשונה, ומנוצלת לאורך חודשים. התוקף שלה נכתב פעם אחת, בהסכם או בהודעה, ומשם אף אחד לא מסתכל עליו. לא אתם, שעסוקים בטיפולים, ולא המטופל, שבטוח שיש לו זמן.

ואז התוקף עובר בשקט. מטופל שהפסיק להגיע בחורף חוזר באביב, והסדרה שלו כבר לא בתוקף. אתם צריכים לבחור בין לוותר על הכלל לבין שיחה לא נעימה, ובשני המקרים זה קורה מאוחר מדי.

וכשהמטופלים הם ילדים, מי שמשלם הוא ההורה, ולפעמים שני הורים שגרים בשני בתים. כל אחד מהם רוצה לדעת כמה טיפולים נשארו, ושניהם שואלים אתכם.

בטיפולים שומרים לכל מטופל שעה, ולרוב אותה שעה בכל שבוע. ביטול ברגע האחרון הוא שעה שקשה מאוד למלא, ולכן 24 שעות הן חלון ההתראה המקובל. בקליניקה עם רשימת המתנה גם 48 שעות סבירות.

כדאי לכתוב גם מה קורה כשאתם מבטלים. טיפול שבוטל בגלל מחלה שלכם, השתלמות או חג לא עולה למטופל טיפול. והפסקה ארוכה, כמו אשפוז או ניתוח, היא מקרה להקפאה: התוקף נדחה בדיוק במספר הימים שהוקפאו, בגבולות התקנון.

את התקנון כותבים פעם אחת, בשאלון קצר, ומקבלים טקסט מוכן שאפשר לערוך. כל טיפול שתרשמו מקבל את החיוב שהתקנון קובע, ואפשר לשנות אותו במודע כשיש סיבה. ולהורים של מטופל חדש שלחו את עמוד התקנון של העסק לפני הטיפול הראשון, כדי שיידעו מה מוסכם עוד לפני שהם משלמים.

ביטול עד 24 שעות לפני הטיפול אינו כרוך בחיוב. ביטול מאוחר יותר או אי-הגעה ייחשבו כטיפול מהסדרה. טיפול שבוטל על ידי המטפל לא ייחשב. הפסקה ממושכת מסיבה רפואית תירשם כהקפאה, והתוקף יוארך בהתאם.